Hitre spremembe na področju tehnološkega razvoja in konkurenca skrajšujejo čas za uresničitev postavljenih ciljev, pa naj bo to razvoj novega izdelka, gradnja hiše ali postavitev nove proizvodne linije. Uspešna podjetja se takih enkratnih nalog že nekaj desetletij lotevajo s projekti, veščine projektnega managementa pa se v zadnjem času uporabljajo tudi na drugih področjih. V svetu velja, da naj bi uspešen manager poleg tradicionalnih znanj o managementu obvladoval tudi veščine projektnega managementa.

Projekti pa sami ne prinesejo zadovoljivih rezultatov. Njihova uspešnost je odvisna od mnogih dejavnikov, kot so kakovostni zagon, učinkovito vodenje s sposobnim in izkušenim projektnim vodjem na čelu ter učinkovita projektna organizacija, podprta z ustrezno projektno kulturo.

Projekt enkraten ciljno usmerjen proces

Po eni od definicij je projekt enkraten zaključen proces izvajanja med seboj povezanih aktivnosti, s katerimi dosežemo zastavljeni cilj. Projekt ima več omejitev: časovno, saj ima vnaprej določen datum zaključka, ter finančno, ker so za izvedbo na voljo omejena finančna sredstva. Poleg tega so za izvedbo projektnih aktivnosti potrebni ljudje in sredstva, ki vodji projekta tudi niso na voljo v neomejenih količinah. Zaradi teh omejitev je lahko projekt uspešen le, če je vse čas učinkovito organiziran in voden.
Projektni pristop je uporaben na veliko področjih. Projekti se vključujejo v razvoj programske opreme, gradbeništvo in inženiring, založništvo, marketing, poznamo tehnološke in investicijske projekte, projektno se vodijo stečaji podjetij, razvoj novih izdelkov, osvajanje vesolja, vojaška obramba države, zabavne in športne prireditve ipd. Projekte bi lahko razvrstili na raziskovalno-razvojne, inženirske,  investicijske ter organizacijske. Vsaka vrsta zahteva drugačen pristop, vsem pa je skupen projektni management. Projekte razlikujemo tudi glede na zahtevnost. Strokovno zahtevne obvladuje manjše število vrhunskih strokovnjakov, medtem ko je za kompleksne potreben dober vodja projekta, ki obvladuje veliko število ljudi različnih strokovnih profilov, motiviranosti in izkušenj.

Pomembnost kakovostno postavljenih ciljev projekta

Cilji so osrednje vodilo pri opredeljevanju projekta. Vsebovati morajo želen rezultat, ki je kvantitativno in kvalitativno opredeljen, razpoložljiva finančna sredstva in časovni okvir. Cilji usmerjajo izvajanje projekta, so osnova za planiranje izvedbe in pomoč pri kontroli izvedbe. Jasni cilji zagotavljajo ključnim udeležencem projekta doseganje istih rezultatov.

Značilne faze projekta

Vsak projekt ima več značilnih faz, katerih značilnost in trajanje sta odvisna od vrste projekta. Vsaka faza obsega aktivnosti, ki imajo svoj metodološki pristop in tehnike dela.
Fazo priprave imenujemo tudi zagon projekta. V tej fazi projekt razčlenimo na aktivnosti, izdelamo mrežni in terminski plan, plan kapacitet in stroškov. Posebno pozorni je moramo biti na analizo tveganj, opredeliti moramo projektno organizacijo, zadolžitve, pristojnosti in odgovornosti udeležencev projekta, poslovnik projekta in projektni informacijski sistem. Končni rezultat je zagonski elaborat, ki ga vodja projekta predstavi vodstvu podjetja. Ta sprejme odločitev o izvedbi projekta. V fazi izvajanja se izvedejo vse predvidene aktivnosti za dosego končnega cilja projekta. Del projekta je lahko tudi faza izkoriščanja - redna proizvodnja in/ali trženje izdelka, storitve ali objekta.

Zagonska faza projekta je zelo pomembna, saj nam njeno podaljšanje za nekaj dni lahko skrajša fazo izvajanja za nekaj mesecev. Žal se v praksi dogaja ravno obratno, saj premalo časa posvečamo pripravam projekta, zaradi česar se mnogi projekti zavlečejo precej čez planirane roke, logična posledica pa je povečanje stroškov, velikokrat pa tudi končni neuspeh projekta.

Uspeh projekta ni le v rokah izvajalcev

Na uspeh projekta lahko vplivajo različni posamezniki ali organizacije, ki so aktivno udeleženi v projektu oziroma katerih interes lahko pozitivno ali negativno vpliva na njegovo izvajanje. Imenujemo jih ključni udeleženci projekta. Vodja projekta je odgovoren za uspešno izvedbo projekta, omogoča komunikacijo med vsemi udeleženci, koordinira sodelovanje, pripravi plan projekta, nadzira izvajanje ipd. Vodstvo podjetja odloča o usodi projekta, dodeljuje resurse za podporo projekta (denar in ljudi), določa prioritete projektov in skrbi za strateško usmeritev podjetja. Kot investitor projekta lahko nastopa tudi organizacija izven matičnega podjetja ali naročnik projekta. Stranka ali naročnik, zaradi katerega se je podjetje lotilo projekta, je plačnik projekta oziroma produkta, sodeluje s projektnim timom pri razčiščevanju zahtev, uporablja produkt in potrdi njegovo ustreznost. Projektni tim izvede projekt, zato morajo imeti njegovi člani vsa potrebna znanja in spretnosti za izvedbo projektnih aktivnosti.

Projektni management = planiranje, organiziranje, vodenje in nadzor

Projektni management obsega upravljanje in vodenje časa, materiala, ljudi in stroškov, da bi projekt uspel v predvidenem času in ob predvidenih stroških ter rezultiral s kakovostnim končnim produktom. Management projekta ni le uporaba računalniških programov za vodenje projektov, ampak predvsem uporaba znanja, veščin, orodij in tehnik za izvedbo projektnih aktivnosti, s katerimi se doseže cilj projekta.  Večina avtorjev navaja pet faz projektnega managementa. Definicija ciljev in planiranje izvedbe projekta sta del zagonske faze projekta. Izvedba projekta vključuje vzpostavitev projektne organizacije, vodenje, organiziranje in izvajanje aktivnosti, sprejemanje odločitev, komuniciranje, upravljanje stroškov, sodelovanje s pogodbenimi izvajalci in dobavitelji ipd. Nadzor izvajanja projekta pomeni časovni, tehnološki in finančni nadzor. Ob ugotovljenih odstopanjih, motnjah ali problemih je potrebno ukrepati, to pomeni spremeniti plan, cilje ali resurse. Zaključek projekta vključuje preverjanje izvedbe glede na načrtovani cilj, izdelavo dokumentacije in zaključnih poročil. Slednja so zelo pomembna za pripravo kasnejših projektov v podjetju � glede na morebitna odstopanja in vzroke zanje lahko pri naslednjih projektih natančneje planiramo aktivnosti in se primerno pripravimo na predvidene motnje.

Projektna organizacija odnosi, zadolžitve in odgovornosti udeležencev projekta

Organizacijo projekta bi najenostavneje definirali kot odnose med vodjem projekta, projektnim timom in organizacijo podjetja. Projekti v podjetju so lahko zelo različni in zahtevajo različna izvajanja. Prepletanje izvajalcev, služb in sektorjev zahteva povezovanje projektnega vodje s funkcijskimi ter usklajeno planiranje projektov in rednih dejavnosti, zato se za potrebe posameznega projekta organizacijska struktura običajno postavi samo za čas trajanja projekta.

Organizacija se mora prilagoditi vrsti projekta in strukturi podjetja, kjer se projekt izvaja. Poznamo več različnih projektnih organizacij: čisto projektno, kjer projektni tim neodvisno od podjetja izvede celotni projekt, različne izvedbe matrične strukture ter projekte, ki se izvajajo v funkcijskih oddelkih, npr. strokovno zahtevne projekte. Ko projekt zahteva sodelovanje več funkcijskih enot, obenem pa izvajalci s projektom niso zaposleni ves čas, je najprimernejša matrična struktura. Če nekateri strokovnjaki delajo na več projektih, je matrična struktura edina možna rešitev. Za izvedbene projekte (gradbeništvo, inženiring) se je kot najprimernejša izkazala čista projektna organizacija.

Za vzpostavitev projektne organizacije je še posebej pomembno določiti vlogo posameznih udeležencev. V matriki pristojnosti in odgovornosti je potrebno za vse udeležence projekta točno določiti zadolžitve za vsako aktivnost, vodja projekta pa mora skrbeti, da jih udeleženci med izvajanja projekta tudi upoštevajo.

Vodja projekta - srce in možgani projekta

Vodja projekta je odgovoren za izvajanje projekta in je najbolj vitalni člen celotnega projekta. Imeti mora popolno podporo vodstva podjetja in tako tudi vsa potrebna pooblastila. Imel naj bi organizacijske sposobnosti, kot so podjetnost, sistemski pogled na projekt, sposobnost reševanja problemov in usmerjenost k ciljem, obvladovanje pogajanj in delegiranja, vodstvene lastnosti - obvladovanje medsebojnih odnosov in dela z ljudmi, občutek za reševanje konfliktnih situacij, motivacijo in ustvarjanje delovne klime ter sposobnost komuniciranja na vseh nivojih v podjetju, saj projekt obsega veliko neformalnih povezav.

Pomembne osebnostne lastnosti so odločnost, ambicioznost, prodornost in obvladovanje stresnih situacij. Spretnosti, ki so pomembne za vodenje projektov, se lahko posamezniki naučijo z dodatnim izobraževanjem, največ pa jih je mogoče pridobiti z izkušnjami pri delu na projektu.

Ali mora biti vodja projekta vrhunski strokovnjak?

Če gre za strokovno zahtevne projekte na enem področju (npr. razvoj programske opreme), potem je vodja lahko vrhunski strokovnjak. Seveda sta za vodenje pomembna sistemski pogled in pristop, zato mora imeti vodja tudi smisel za vodenje in organizacijo. Noben vodja pa nima vseh strokovnih znanj za izvedbo kompleksnega projekta, ki pokriva široko področje strok. Tedaj je boljši vodja, ki obvladuje splet različnih strokovnih področij, hkrati pa je sposoben usmerjati, določati in se odločati v zvezi s tehničnimi alternativami, ki so vezane na projekt. Znati mora tudi začutiti, kdaj aktivnosti ne potekajo, kot bi morale, pa mu člani tima o tem ne poročajo.

Projektni tim mora tudi timsko delati

Projektni tim je skupina ljudi, ki se poistovetijo s projektom, da boljše izkoristijo svoje znanje in tako dosežejo zastavljene cilje. Prednost timskega dela je skupno reševanje in s tem osvetlitev problema z več možnih vidikov. Člani skupine se učijo drug od drugega, izmenjavajo izkušnje in znanje. Ker vsi sodelujejo pri iskanju idej in kreiranju rešitev, se povečujejo inovativnost, kreativnost ter samozavest posameznikov.

Velikost tima je odvisna od kompleksnosti projekta. Pri kompleksnejših je bolje oblikovati več timov. Vodje posameznih timov pomagajo projektnemu vodji pri vodenju projekta in sodelujejo pri sprejemanju pomembnih odločitev. Izbira članov projektnega tima je odvisna predvsem od ciljev in tehničnega področja projekta. Poleg strokovnjakov morajo biti tudi "timski igralci" - znati morajo pomagati drugim in pustiti drugim, da pomagajo njim.

Z zunanjimi izvajalci zapolnimo vrzeli v znanju in številu članov tima

Projektni tim lahko zapolnimo tudi z zunanjimi sodelavci - s strokovnimi svetovalci in/ali izvajalci posameznih aktivnosti. Prednost je predvsem v tem, da zunanje izvajalce lahko hitro pridobimo, medtem ko lahko traja mesece, da na novo zaposlimo primernega strokovnjaka. Če določenih znanj v podjetju ni, je hitreje (in predvidoma tudi ceneje ter kvalitetneje), da se odločimo za zunanje izvajalce. Podobno se tudi odločamo, če je v podjetju premalo resursov za izvedbo kritičnih aktivnosti. Če določena aktivnost obsega zaključeno delo, katerega rezultat je izdelek, ki ustreza naročnikovim zahtevam, izvajalca obravnavamo kot dobavitelja, kadar pa je delo zunanjih izvajalcev časovno nedoločljivo (svetovanje), jih vključimo v projektni tim.

Na izvajanje projektov močno vpliva organizacijska kultura v podjetju

Ko govorimo o učinkovitosti in uspešnosti projekta oziroma podjetja, ne moremo mimo pojma organizacijske kulture, ki se kaže v neformalnem načinu delovanja organizacije in zelo vpliva na izvajanje nalog ter s tem na uspešnost podjetja. Projektna kultura je zelo pomemben dejavnik uspešnega izvajanja projektov v podjetjih in je del celotne organizacijske kulture. Kaže se in hkrati vpliva na sprejemanje odločitev, izraža se v doseganju zastavljenih rokov, kakovosti izvedbe projekta, vodenju ljudi, stopnji centralizacije in stilu odločanja, motivaciji, nagradah in kaznih, formalnem in neformalnem komuniciranju ipd. Če se celotno podjetje ne zaveda pomembnosti projektov za obstoj podjetja in če organizacijska kultura ni na primernem nivoju, to otežuje izvajanje projekta in delo vodje projekta, ter pogojuje nezadovoljstvo izvajalcev in slabšo učinkovitost izvajanja projektov.

Izobraževanja

Revije

Avtor