ANALIZA 5 x ZAKAJ je eno pomembnejših orodij celovite kakovosti za ugotavljanje in odpravljanje vzrokov napak v proizvodnih ali poslovnih sistemih in širše. Čeravno ima analiza že bogato zgodovino in je razširjena po vsem svetu, jo v Sloveniji – vsaj v proizvodnih ali poslovnih sistemih – uporabljamo še relativno redko ali neustrezno. Še največ jo uporabljajo v podjetjih, ki so kakor koli povezana zunaj naših meja, imajo poslovne naveze s tujimi partnerji, menedžment iz tujine, ki prinaša to metodo k nam.

Kot za mnogo orodij moderne organizacije dela in napredovanja se tudi avtorstvo za to metodo pripisuje Toyoti in njenemu proizvodnemu sistemu. V podjetju so ugotovili, da slavni diagram vzrokov in učinkov (ribja kost), ki ga je v začetku leta 1940 zasnoval Kaoru Ishikawa, sicer analizira vzroke, toda ne vodi vedno do vira problema. Njihovo napredno razmišljanje jih je spodbudilo, da so v začetku leta 1950 vzpostavili metodo, ko je s pomočjo petih zakajev dejansko moč ugotoviti in odpraviti vir oziroma vire določenih težav. Na prvi pogled je ANALIZA 5 x ZAKAJ dokaj preprosta, če upoštevamo, da je to "zgolj" način spraševanja z vprašalnico zakaj, ki vodi do prepoznavanja vzroka oziroma vzrokov problema, vendar v praksi povzroča nemalo preglavic, ravno zaradi šibkega poznavanja njenih zakonitosti.
 

Slika 1: Glavna pomanjkljivost analize Ishikawa je, da ne vodi vedno do vira napake. Vir: www.apo-tokyo.org

MATERIAL / Material: sestavine, surovine, deli, sestavi, zaloge, identifikacije, skladiščenje kakovost, ravnanje z …
MACHINE / Strojna oprema: stroji, orodja, oprema, zmogljivost, starost, število, vzdrževanje
MAN / Človek ali delovna sila: neposredna, posredna – režija, motivacija, izobraževanje, odsotnost z dela, izkušnje …
ENVIRONMENT / Okolje: fizično okolje, osvetljenost, hrup, načrtovanje, urejenost, dobavitelji, trg, zakonodaja …
METHOD / Metoda ali tehnologija: navodila, postopki …

Primer ANALIZE 5 x ZAKAJ

Predstavljajte si storitveno podjetje "Delam hitro", ki je specializirano za področje zaposlovanja in posredovanja dela.

V preteklem letu je nezaposlenost močno narasla in s tem tudi potreba po zaposlovanju, ki je naravnost eksplodirala. Poslovanje agencije za posredovanje delovne sile se je posledično hitro razširilo, medtem ko je njena zmogljivost ostala enaka. To je povzročilo dodatno obremenitev in nemalo težav, skratka, prevelik zalogaj za delovno silo v tem podjetju. Prejšnji poskusi, da bi uvedli računalniški sistem, ki bi olajšal delo v takih in podobnih primerih, so vedno naleteli na odpor zaposlenih. Stranke in potencialni iskalci zaposlitve so bili tako nezadovoljni s počasnim storitvami, da so pomoč raje poiskali pri konkurenčnem podjetju.

Peter je bil odgovoren in pooblaščen za ugotavljanje trenutnih težav in iskanje rešitev z ANALIZO 5 X ZAKAJ, ki so jo razčlenili takole:

Slika 2: Primer analize 5 x zakaj na organizacijskem, menedžerskem področju

Metoda ANALIZE 5 x ZAKAJ

ANALIZA 5 x ZAKAJ deluje tako, da si za nastalo težavo znova in znova postavljamo vprašanje "Zakaj", vse dokler se vzroki ne razčlenijo v bolj in bolj jasne elemente. Na vsaki stopnji razčlenjene težave, ko ni več odgovorov na vprašanja "zakaj", se analiza zaključi s postavljenimi rešitvami, ki so vezane na vir težave – ta del vključuje tudi določitev odgovornih in rokov za izvedbo ukrepov. Na koncu vse skupaj daje videz hierarhične strukture v obliki drevesa, zato analizo imenujemo tudi drevo vzrokov.

Zaporedje izvedbe je natančno določeno in strukturirano, v osnovnih korakih poteka v naslednjih fazah:

1. identifikacija problema
2. iskanje vzroka s postavljanjem "zakajev"
3. potrditev vzrokov v obratni smeri
4. določitev aktivnosti, odgovornih in rokov za izvedbo
5. spremljanje realizacije in učinkovitosti

Analizo lahko izvajamo samostojno, mnogo učinkoviteje in bolj zaželeno pa je, da poteka v skupini pod vodstvom usposobljenega animatorja, ki skrbi predvsem za spoštovanje načel izvedbe.
Oblika zapisa je lahko formalizirana v standardnem obrazcu, papirnem ali elektronskem, pri delu v skupini pa sta priporočljiva uporaba večjih formatov in delo z lističi – "POST IT".

Zakaj ANALIZA 5 x ZAKAJ?

Ljudje smo nagnjeni k temu, da ob težavi veliko raje popravljamo stanje – "gasimo" in se ukvarjamo le z očitnimi vprašanji, kot pa raziskujemo, kaj je do težave dejansko pripeljalo. V takih primerih, ko zagotovimo hitre rešitve, se pogosto dogaja, da se težave ponovijo v enaki ali podobni obliki, ker jih pač nismo zatrli v kali.

Vodje in sodelavci si preredko postavljamo cilj, da bi ugotovili in odpravili vzrok napake!

Kako ponavadi delujemo, si lahko pogledamo na povsem poljudnem primeru:
Denimo, da imamo rastlino, kateri rumenijo in venejo listi, zdi se, da rastlina umira. Na kratek rok je najpreprosteje obrati ali odrezati uvele liste, po drugi strani pa bodo listi še naprej veneli in rastlina bo na koncu umrla.

Če si tega ne želimo, moramo raziskati vzroke venenja in se vprašati: "Ali smo dovolj zalivali rastlino v zadnjem času? Ali je kdo ugotovil, če se je pojavila plesen ali kak drug zajedavec?" Ko vemo, kaj je dejansko pripeljalo do rumenih in uvelih listov, potem lahko to tudi popravimo, drugače odpravljamo zgolj posledice.

Zelo pogosta analogija reševanja težav je, ko težavo napademo "iz vseh topov". To je takrat, ko poskušamo z rešitvami brez razmišljanja in upamo, da bo težava izginila. V tem primeru sicer nismo izgubljali časa, truda in energije z ugotavljanjem, kaj je pripeljalo do težav, smo pa izgubili marsikaj v povezavi z izvedbo jalovih rešitev – tratimo čas in energijo za stvari brez učinka pri nastali težavi in smo praktično neučinkoviti.

Namesto tega bi lahko z malo ANALIZO 5 X ZAKAJ zadeli "žebljico na glavico" v eni potezi, če bi le pravilno pristopili. Seveda ni smiselno reševati vsake male nepravilnosti na tak način, saj analiza le zahteva neki vložek, zato je bistveno vedeti, kdaj pristopiti s to analizo. Težave s kakovostjo, zanesljivostjo, potrato…; to analizo je pomembno uporabiti še zlasti v primerih, ko se ukvarjamo z občutljivimi vprašanji, ki jih je treba odpraviti hitro in učinkovito.

Zakaj ravno 5 x ZAKAJ? To ni nobeno magično število niti ni idealno. V nekaterih primerih se je seveda nesmiselno spraševati vseh petkrat "ZAKAJ", ker je vzroke za nastalo težavo mogoče ugotoviti že prej. Kolikokrat se je dejansko treba vprašati, je odvisno od posameznega primera in od globine težave. Včasih zadoščajo trije ali štirje "zakaji", da dosežemo temeljni vzrok, v bolj zapletenih primerih jih ne zadošča niti sedem ali osem. Ravno zaradi tega vidika analiza sploh ni tako preprosta, kot se zdi na prvi pogled. Če je "zakajev" premalo, potem morda problema nismo analizirali dovolj globoko in podrobno, če jih je preveč, pa lahko izgubimo zeleno nit med težavo in rešitvijo oziroma ni razvidna celotna slika.

Na primer:
Težava: Avto ne vžge – ni zagona
Zakaj? – Baterija je mrtva. (Prvi zakaj)
Zakaj? – Alternator ne deluje. (Drugi zakaj)
Zakaj? – Utrgan je jermen alternatorja. (Tretji zakaj)
Zakaj? – Jermen uporabljamo dlje, kot je njegova uporabna življenjska doba, in še nikoli ni bil zamenjan. (Četrti zakaj)
Zakaj? – Nisem upošteval priporočene sheme izvedbe servisov. (Peti zakaj, vzrok)
Zakaj? – Nadomestni deli niso bili na voljo zaradi skrajne starosti mojega vozila. (Šesti zakaj, neobvezno)
Rešitev: Začel bom vzdrževati svoj avto po priporočeni servisni shemi.

Osnovni ali izvirni (korenski) vzroki

Oblik analize 5 x zakaj je več, v nekaterih primerih je oblikovana v obliko, ki omogoča odkrivanje zgolj enega vzroka, kar pomeni, da ob prisotnosti več vzrokov ali njihove kombinacije ne pridemo do rešitev za vse. Vsaka oblika zato ni primerna za vsak primer. Tipičen primer analize z enim vzrokom so analize okvar na strojih ali opremi, ko je razvidno, kateri element ali sklop na stroju je odpovedal. Kadar ugotovimo, da ni prisoten zgolj en vzrok, še vedno lahko izvedemo razširjene analize.

Problem: Daljši zastoj proizvodnje - senzor pomika zaznal napako v procesu

Iskanje pravega vzroka za zaustavitev (5x zakaj?): vse do prvotnega vzroka, na katerem je možna izvedba aktivnosti

Slika 3: Izsek iz analize okvare – oblika ANALIZE 5 X ZAKAJ, ki nam omogoča odkriti zgolj en vzrok
V tem primeru se je nesmiselno spraševati četrtič in petič zakaj, ker smo že v tretjem primeru ugotovili vir problema. Rešitev, ki iz tega sledi je: Opredeliti postopek kontrole in nastavitve zavor.


 

 Slika 4: Primer ANALIZE  5 X ZAKAJ na tehničnem področju z več vzroki

Slika 5: Ponazoritev vzrokov za nastanek napake ali težave

Namen in uporaba

Analiza je po svojem namenu in uporabnosti praktično univerzalna in uporabna pri vseh napakah, ki nastajajo kjerkoli, kljub temu pa se največ uporablja v poslovnih ali proizvodnih sistemih za reševanje težav s področij:

• nekakovosti,
• zanesljivosti,
  
• pri analizah izgub ali potrati,
• organizacije
• …

Skratka, ANALIZA 5 x ZAKAJ je eno od osnovnih orodij celovite kakovosti za odkrivanje vzrokov težav in je prav tako nujna pri konceptu nenehnega izboljšanja – Kaizen. V podjetjih, ki so močna na področju analiz, je praktično enakovredna analizi ISHIKAWA oziroma ima celo nekatere prednosti.

Prednosti ANALIZE 5 x ZAKAJ in kako jo narediti učinkovito

ANALIZA 5 x ZAKAJ ima kar nekaj strateških prednosti, prva je predvsem ta, da gremo do konca – do vira težave. Druge prednosti so še:

• omogoča skupinsko delo in skupno rabo in s tem bolj usklajeno delo med vključenimi;
• omogoča ponovno preučitev delov analize, tako da se lahko vsebina spremeni, odstrani ali doda v vsakem trenutku;
• iz analize je razviden nelinearen način med problemom in izboljševalnimi aktivnostmi – preprečimo problem običajnega stihijskega obravnavanja;
• omogoča, da »kopljemo« ali rešujemo le tam, kjer so področja za nastalo težavo najverjetnejša.

Učinkoviti smo, če:

• spoštujemo metodo in njena načela;
• je analiza ROBUSTNA;
• vključimo prave ljudi – tiste, ki so seznanjeni s postopkom in težavami v prostoru; vse, ki so sposobni odgovoriti, zakaj se je nekaj zgodilo. Prav tako je pri analizi koristno imeti nekoga s svežim in odprtim pogledom;
• ne iščemo krivcev, temveč vzroke; dobro se je izogibati, da nekoga krivimo – treba je iskati sistemske težave in sistemske rešitve težave;
• ne ugibamo vzrokov, analiza naj vedno temelji na dejstvih.

ANALIZA 5 x ZAKAJ je po svoje zelo preprosta, saj jo do neke mere obvladajo že mali otroci pri dveh ali treh letih, ko postanejo pravi mali »zakajčki«. Vemo, da takrat ne zadostuje zgolj kratek in jedrnat odgovor, in v svetu odraslih je skoraj popolnoma enako, razlika je le, da so »odrasli zakaji« mnogo kompleksnejši. Bodite radovedni!
 

Izobraževanja

Revije

Avtor