Kljub temu, da je uvedba ali prenova informacijske podpore poslovanja ena najtežjih in najbolj kompleksnih nalog, se jo podjetja večinoma še vedno lotevajo, na lahko bi temu rekli »projektilni način«. Za končne uporabnike namreč lansiranje nove informacijske podpore nemalokrat pomeni prave projektile, saj jih praviloma ujamejo popolnoma nepripravljene, posledice pa so običajno katastrofalne za njihove odnose in delo. Ob tem taki IT projekti(li) ne samo da stanejo ogromno denarja, temveč običajno ne zadenejo niti predvidenega cilja. Dobro vodeni vojaški projektili imajo vsaj to (ne)srečo, na katero pa se v informatiki ni moč zanašati. Pravi način za uvajanje informacijskih novosti je zato lahko le projektni pristop.

Vzroki informatizacije podjetij

PODJETJA V IT PROJEKTE NE VSTOPAJO VEČ LE ZARADI TEHNOLOŠKE PRENOVE zastarele računalniške in programske opreme, čeprav stalen hiter razvoj informatike še vedno vodi podjetja, da mu sledijo z uvajanjem vedno novih tehnologij;
TEMVEČ PREDVSEM ZARADI PRENOVE POSLOVNIH PROCESOV katerim obstoječi informacijski sistem ni več zmožen slediti;
IN ZARADI VPLIVA TRGA, ki sili k povečanju učinkovitosti in večji prilagodljivosti poslovanja podjetja, oz. k ustvarjanju njegovih konkurenčne prednosti;
KI NAREKUJE PRAVILNE POSLOVNE ODLOČITVE na podlagi zanesljivih in kvalitetnih podatkov, ki omogočajo lahko dostopne in pregledne poslovne analize.
Seveda obstajajo še mnogi drugi razlogi, vendar, če povzamemo glavne, velja, da je informacijska tehnologija bistven dejavnik pri povečanju učinkovitosti izvajanja vseh vrst procesov ter hitrosti pretoka in pridobivanja kakovostnih informacij, ki sta najpomembnejša pogoja za hitro, pravočasno in pravilno odločanje. To pa je ključnega pomena za preživetje, razvoj in uspešnost vsakega podjetja.

IT projekti

Prav zaradi pomembnosti informacijske podpore, se je potrebno na vsakršne pomembnejše spremembe ustrezno pripraviti in jih izvesti projektno.
IT projektov je več vrst. Od manjših in preprostih, kot npr. nabava novih računalnikov, ki jih običajno izvede kar služba za informatiko sama, do najbolj kompleksnih, ki zahtevajo udeležbo vseh nivojev podjetja, kot npr. uvedba novega poslovno informacijskega sistema.
Manjša ali celo nekatera srednja podjetja se praviloma ustrašijo teoretičnih osnov in navidezne kompliciranosti projektne metodologije, zato k informatizaciji večinoma pristopajo neprojektno s parcialnimi in/ali »ad hoc« nakupi ločenih informacijskih sistemov ali programov, ki so med seboj slabo ali celo nepovezani, tako da prihaja po eni strani do podvajanja opravil in podatkov, po drugi strani pa do pomanjkanja kvalitetnih zbirnih informacij za podporo odločanju.

Informacijski projekti so dokazano najtežje izvedljivi projekti, katerih uspeh je odvisen od vrste dejavnikov.  Njihova kopmleksnost zahteva zelo visoko strokovnost, hkrati pa običajno pomeni tudi veliko število med seboj povezanih in odvisnih aktivnosti, pri izpolnjevanju  katerih sodeluje veliko število ljudi iz različnih področij, z različnim pristopom in  motiviranostjo ter izkušnjami.
Čeprav je podjetje lahko v preteklosti že večkrat izvajalo posodabljanje informatizacije poslovanja, predstavlja vsak IT projekt skupek dejavnosti, ki so enkratne in neponovljive. Tudi za ponudnike informacijskih rešitev je kljub temu, da vedno znova uvajajo isti produkt, vsak IT projekt nekaj posebnega, saj sta vsak naročnik in njegovo poslovanje enkratno in neponovljivo okolje, ki sprejema njihove produkte na različne načine. Svoje produkte morajo poleg tega zaradi konkurence tudi neprestano razvijati in tako pristopati k internim IT projektom.
Računalniška podpora poslovanja kot osrednja faza projekta informatizacije ne pomeni samo tehnične plati, temveč vključuje predvsem miselni oziroma pozitiven pristop vodilnih in zaposlenih do uporabe informacijskih tehnologij ter jasne cilje, ki jih je potrebno z informatizacijo izpolniti.  Zato uvajanje celovitega informacijskega sistema za podporo poslovanja zahteva načrten pristop. Prav načrten pristop pa je ena od temeljnih značilnosti vsakega projekta.

Nobena projektna metodologija sama po sebi ne zagotavlja uspešnega zaključka projekta, temveč predstavlja le orodja, ki projektni ekipi na čelu z vodjem projekta omogočijo lažje delo in povečajo možnosti in verjetnost za uspeh. Zato je smisleno splošno teorijo projektnega vodenja nadgraditi s praktičnimi izkušnjami iz uvajanja projektov. Za projekte informatizacije slednje velja še posebej kot nujno potrebno, saj kot smo že omenili, zaradi svoje kompleksnosti sodijo med najtežje vrste projektov. To  kaže predvsem majhen odstotek uspešno zaključenih projektov, saj se v Sloveniji namreč le okoli 20-25% IT projektov zaključi v predvidenem času s predvidenimi stroški in ob izpolnitvi zastavljenih ciljev.

• podpora projekta s strani vodstva, ki da vsem udeležencem projekta in vsem končnim uporabnikom rezultatov projekta nedvomo vedeti, da je projekt nujno potreben za celotno podjetje, in se pravočasno vključi pri težavah v napredovanju projekta;
• ustrezen proračun projekta, iz katerega se bodo črpala vsa potrebna sredstva in pokrivali viri za izvedbo projekta, za kar pa potrebujejo realne ocene stroškov iz faze priprave projekta;
• jasno definiran obseg nalog in ciljev, ki smo si jih s projektom zastavili. Še tako dobra izvedba postopkov projektne metodologije nam ne zagotavlja uspešnega zaključka projekta, če sploh ne vemo kaj predstavlja uspešen zaključek oz. če nam ni jasno kaj hočemo s projektom sploh doseči;
• organizacija dela in organizacijska struktura podjetja, ki vpliva na njeno projektno kulturo;
• timsko delo projektne skupine: projekt informatizacije še posebej zahteva sinergijske učinke vseh ključnih udeležencev na projektu, saj po eni strani združuje zahteve neposrednih uporabnikov, vodij poslovnih področij in vodstva podjetja, ki jih poskuša skozi svoj produkt izpolniti najpogosteje zunanji ponudnik informacijskih rešitev;
• dober vodja projekta, ki mora poskrbeti za usklajevanje, motivacijo, ustrezno komunikacijo in koordinacijo aktivnosti članov svoje projektne skupine, da bodo le-ti svoje zadolžitve strokovno opravil v dogovorjenih projektnih rokih projektnega načrta.

Poslovni procesi in IT projekti

Poslovne procese je potrebno optimizirati pred uvedbo informacijskega sistema. Pogosto se namreč dogaja, da podjetje procesov ne preuči v zadostni meri, zato je uvajanje informacijskih sistemov zamudno oz. v najslabšem primeru sploh ne prineša rezultatov. Tudi prenovo poslovnih procesov pa je potrebno izvajati  projektno.

Čeprav mora biti informacijska tehnologija popolnoma integrirana v poslovne procese in mora optimalno povezovati ljudi, poslovne procese in informacije, to še ne pomeni, da je nosilec novega poslovnega informacijskega procesa služba informatike. Pravi nosilec so ostale službe v podjetju, ki morajo najprej popisati svoje poslovne procese, šele nato je namreč možno celovito definirati vsebino projekta, določiti cilje, ki so lahko povezani tudi s prenovo poslovnih procesov in postaviti merila za merjenje uspešnosti projekta (npr. kako dobro smo optimizirali in/ali avtomatizirali poslovne procese).  V praksi je sicer zaradi projektnih izkušenj, nevtralne vloge in zaradi stičišča želja uporabnikov za vodenje projektov res večinoma zadolžen informatik, vendar morajo vsi ostali člani projekta ob tem odigrati svojo strokovno in timsko vlogo.

Prenova poslovnih procesov vodi k organizacijskim spremambam, informacijska prenova pa k tehnološkim in operativnim spremembam v okviru prenove poslovnih procesov. Povedano drugače: nov produkt mora zagotoviti učinkovito podporo prenovljenim poslovnim procesom.

Izbira produkta in ponudnika

• izvedejo analizo stopnje specifičnosti naročnikovega poslovanja, na podlagi katere naj pošteno ocenijo primernost svojih produktov, tako da: - najprej potrdijo osnovne tehničnih lastnosti dobrih produktov, kot so: enotnost, standardizacija, modularnost, hitro, zanesljivo in varno delovanje, prilagodljivost, odprtost in povezljivost ter vključenost naprednih tehnoloških rešitev; - izpostavijo kakšne koristi za naročnika bodo prinesele že obstoječe funkcionalnosti produkta; - definirajo količino potrebnih programskih prilagoditev, ki bi bile potrebne, da svoj produkt nadgradijo za celovito pokrivanje naročnikovega poslovanja, s  čimer posredno definirajo stopnjo pomanjkjlivosti in stopnjo prilagodljivosti svojega produkta;

• predlagajo morebitne organizacijske spremembe na podlagi analize in izkušenj iz  informatizacije podobnih poslovanj;
• natančno definirajo potrebne storitve in njihov obseg za uvajanje produkta v naročnikovo poslovanje, da lahko naročnik temu ustrezno pripravi ali korigira predvideni proračun projekta;
• ocenijo čas trajanja projekta in izdelajo grobi plan projekta, s čimer posredno razkrijejo tudi svojo metodologijo dela oz. način vpeljave informacijskega sistema;

Poleg tega naj namesto, da primerjajo posamezne funkcionalnosti svojega produkta z ostalimi ponudniki/produkti, raje poudarijo konkretne prednosti, ki jih bo njihov produkt prinesel v naročnikovo poslovanje,  ter možnost uporabe naprednih tehnologij, avtomatizacije in intergacije v napredni IT svet. Tam kjer je njihov osnovni produkt za specifične potrebe naročnika »prekratek«, pa naj ponudijo načrt rešitve ali preizkušene povezave s produkti ostalih izvajalcev (npr. nadgradnjo ERP sistema z  avtomatizacijo skladišč).

O tem, kako se po ustrezni izbiri ustreznega ponudnika izogniti ostalim najpogostejšim nevarnostim za neuspeh projekta, in se pri tem izogniti prekoračitvi proračuna projekta, ali ga celo znižati, pa ob naslednji priložnosti.

Izobraževanja

Avtor